11. Modèles de documents: Fiche d'information, Fiche de visite, Modèles d'email
En tant que vendeur de bricolage, il vaut la peine de profiter de quelques outils pratiques documents modèles pour rendre le processus plus fluide et plus professionnel. Nous discutons ici de trois types: les fiche d'information de la maison, un fiche de visite et certains modèles d'e-mails pour communiquer. Ces documents ne constituent pas une obligation légale, mais ils constituent un support utile au travail organisé et font bonne impression auprès des candidats.
Fiche d'information du bien: Il s'agit en quelque sorte d'une brochure ou d'une fiche technique concise de votre maison, que vous pouvez remettre aux personnes intéressées lors de leur visite ou la transmettre en ligne. Il contient les informations les plus importantes sur une seule feuille. Qu'est-ce que tu mets dedans?
Photos: Une ou deux belles photos (façade et espace de vie par exemple)
Adresse et prix: Clairement indiqué en haut.
Brève description: 2-3 phrases sur le type de maison et les actifs (comme dans l'introduction de votre annonce).
Fonctionnalités dans la liste: Année de construction, surface habitable, superficie du terrain, # chambres, # salles de bains, garage/parking (oui/non), type de chauffage, score EPC, résultat du test amiante, IA, toute information particulière (par exemple monument protégé? Sinon, précisez qu'il n'est pas protégé). Vous en avez déjà beaucoup dans les publicités, mais ici vous pouvez le faire sous forme de puces.
Aperçu de la mise en page: Dessinez les pièces par étage (le texte intégral n'est pas nécessaire, par exemple: GVL: séjour, cuisine, débarras, toilettes - 1er: 3 chambres, salle de bains - 2ème: pièce mansardée - etc.).
Détails: par ex. « Toiture rénovée 2018 », « Menuiseries neuves (double vitrage PVC) », « Possibilité d'agrandissement jusqu'à… », « Quartier calme », etc.
Notifications obligatoires: EPC: étiquette et score et réf; inondation: non/(éventuellement) sujette aux inondations; Urbanisme: permis oui/non, zone résidentielle, non VKR, pas de violation de construction, permis de lotissement oui/non. Vous pouvez faire cela petit en bas.
Contacter: Votre nom, téléphone, email. Si nécessaire, mentionnez « Vente via ALVA – si vous avez des questions, merci de contacter directement le propriétaire ». Il s’agit de préciser qu’ils ne doivent pas passer par des tiers.
Logo ou référence ALVA (facultatif): Si vous utilisez un modèle de leur part, leur image de marque peut y figurer. Cela peut rassurer les acheteurs potentiels sur le fait que vous bénéficiez de conseils professionnels en arrière-plan (pour que tout se passe bien). Mais c'est facultatif.
Vous pouvez imprimer cette fiche d'information et la remettre aux visiteurs. De cette façon, ils ont quelque chose à regarder chez eux, parmi tous les bâtiments qu'ils peuvent visiter. Les gens se souviennent souvent mieux de ce qu’ils ont en noir et blanc. De plus, cela montre que vous êtes organisé et que vous n’avez rien à cacher (après tout, vous fournissez toutes les informations essentielles). Notaris.be dispose également d'une sorte de fiche d'information standard (mentionnée par Livios) qui répertorie les 10 documents nécessaires – c'est-à-dire une liste de contrôle pour les vendeurs. Mais la fiche d’information dont nous parlons ici est plus orientée commercialement pour l’acheteur.
Fiche de visite (inscription des visiteurs): Vous utilisez ce document pour vous-même pendant les jours de visite. Il s'agit en fait d'un tableau ou d'un formulaire sur lequel chaque visiteur note son nom et ses coordonnées, et pose éventuellement quelques questions. Par exemple, vous pouvez fournir des colonnes: Nom, Courriel/Téléphone, Nombre de personnes (composition familiale), Intérêt ou souhaits spécifiques. Ou vous pouvez le garder de manière plus informelle: un livre d'or où ils mettent leur nom et peut-être un commentaire (« belle maison! »). Mais la principale raison est que vous savez qui est qui après. Surtout si vous avez reçu plusieurs visiteurs, vous risquez d'oublier ou de confondre les noms. Avec un formulaire de visite complété vous pourrez alors contacter correctement quelqu'un ("Bonjour Madame C'est aussi pratique de garder une trace du nombre de visiteurs et de ceux qui ont éventuellement demandé une seconde visite.
Veuillez noter qu'en remplissant un formulaire de visite, vous collectez des données personnelles, veuillez donc nous informer que c'est uniquement à des fins de vente et que vous n'utiliserez pas les données autrement. Vous pouvez le dire verbalement. Si quelqu’un ne veut pas signer ou fournir des informations, vous n’allez bien sûr pas refuser de lui faire visiter les lieux – c’est volontaire. Mais en général, les candidats sérieux n’y voient aucun problème.
Modèles d'e-mails: En vente vous enverrez sans doute plusieurs emails: répondre aux intéressés, confirmer des rendez-vous, confirmer une offre, etc. Cela en vaut quelques-uns modèles écrit à l'avance que vous pourrez ensuite réutiliser encore et encore (avec des ajustements mineurs). Quelques modèles utiles:
Réponse à une première demande d'information: Quelqu’un envoie un e-mail via Immoweb « informations s’il vous plaît » – vous répondez gentiment par: "Cher [nom], merci de l'intérêt que vous portez à [adresse]. Veuillez trouver ci-joint la fiche d'information de la propriété. Vous pourrez la consulter le [jours] - quand cela vous conviendrait-il? Cordialement, [votre nom]." C'est court, professionnel et vous invite immédiatement à visiter.
Confirmation de rendez-vous: Si vous avez organisé une visite par téléphone ou par email, veuillez envoyer un email de confirmation: "Cher client, je confirme par la présente notre rendez-vous pour la visite de la maison le [date] à [heure], adresse [adresse]. Un parking est disponible dans la rue. S'il vous plaît laissez-nous savoir si vous ne pouvez pas venir. À bientôt! Cordialement,...". Cela évite les malentendus et garantit la ponctualité.
Suivi après visite: "Cher [nom], Merci pour votre visite à [adresse] hier. Comme promis, je vous fournis par la présente [le certificat EPC/le plan de la maison/la réponse à votre question sur...]. Si vous avez des questions supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter. Nous aimerions connaître votre intérêt ultérieur. Cordialement,..." Cela montre de la prévenance et peut les encourager à faire une offre.
Réception de l'offre et réponse: "Cher [acheteur], Nous avons reçu votre offre sur notre maison (merci pour cela). Votre offre s'élève à [montant] dans les conditions suivantes [...]. Nous y réfléchirons et vous répondrons dans les plus brefs délais (au plus tard sous 2 jours). Cordialement,..." Et puis, par contre-offre: "Cher client, Après concertation, nous vous proposons une contre-offre de [montant] sous réserve de [...] (par exemple acte au plus tard en juin). Nous espérons nous rapprocher de cela et attendons avec impatience votre réponse.". Et si d'accord: "Nous souhaitons confirmer que nous sommes d'accord avec votre proposition. Nous demanderons à notre notaire [nom] de rédiger le compromis de vente. Pouvez-vous confirmer quel notaire vous préférez pour l'acte?...". Ce sont tous des exemples de phrases. Il est important de toujours rester poli, clair et pragmatique.
Communication avec le notaire: Si vous contactez vous-même le notaire: "Cher Maître [nom], je joins le compromis de vente du bien [adresse], signé par les deux parties. L'acheteur est [nom, adresse, contact] et préfère votre bureau pour l'acte. Je souhaite confirmer votre réception et si vous avez besoin d'informations complémentaires, n'hésitez pas à me le faire savoir. Cordialement,...". Les notaires apprécient que vous fournissiez tout de manière structurée et ils demanderont probablement eux-mêmes ce dont ils ont besoin.
Utilisation des modèles disponibles: Vous n'êtes pas obligé de tout inventer à partir de zéro. Vous pourriez l'obtenir ALVA ou des ressources en ligne (Notaris.be, blog Immoweb) avec des textes standards ou des checklists. ALVA par exemple, propose sans aucun doute des modèles pour la page d'informations et des listes de contrôle pratiques pour les visites. Ils fournissent également des suggestions utiles dans leur FAQ et leur blog (comme nous l'avons vu dans les chapitres précédents). Profitez-en. La navigation sur les sites de professionnels de l’immobilier peut également vous donner des idées sur la manière dont ils rédigent leurs e-mails ou sur les documents qu'ils utilisent.
Apparence professionnelle: Ces documents modèles font passer vos ventes du niveau amateur au niveau professionnel. Les acheteurs remarqueront que vous avez tout en ordre. Une fiche d'information avec le logo de Notaris.be ou ALVA cela donne le sentiment que la vente est structurée et que toutes les informations sont correctes (surtout si vous mentionnez des références à des sources officielles, comme les chiffres de Statbel ou les listes de contrôle Fednot). Cela peut lever les doutes des acheteurs qui hésitent à acheter chez un particulier (certains craignent « est-ce que ça fonctionnera correctement via ALVA? »). Vous le prouvez en faisant preuve de la même rigueur que le ferait un professionnel de l’immobilier.
Astuce: Tenez un journal (numérique ou écrit) de tous les moments de contact et accords. Notez qui a reçu un e-mail, quand et ce qui a été convenu. De cette façon, vous pouvez toujours vous tourner vers votre propre administration en cas de confusion. Avec les modèles d'e-mails que vous enregistrez sous forme de brouillons, vous pouvez communiquer de manière uniforme à chaque fois. Le professionnalisme crée la confiance avec l’acheteur et réduit les risques de malentendus ou d’erreurs.
Conseils de conclusion – Modèles de documents
Soyez prêt avec la paperasse: Une brochure ou une feuille d'information sur votre maison fait bonne impression et aide l'acheteur à se souvenir des détails. Assurez-vous que tout est correct et à jour (par exemple ajustez la fiche si votre prix change).
Suivre les visiteurs: Demandez aux gens d'écrire leurs noms lors de leur visite. Cela a aussi l'air un peu officiel (ils se rendent compte que vous tenez des registres - ça a l'air sérieux). De plus, vous disposez d’une liste pour envoyer facilement des e-mails de suivi.
Standardiser la communication: En utilisant des modèles d'e-mails, vous pouvez répondre plus rapidement et de manière plus complète. De cette façon, vous n’oubliez rien de mentionner d’important et vous paraissez cohérent.
Vérifiez la langue et le ton: Demandez à quelqu'un d'autre de consulter votre fiche d'information ou votre exemple de courrier électronique pour obtenir des commentaires. Corrigez les erreurs et assurez-vous que c’est clair. Un langage bien organisé est crucial dans ces documents.
Ajustez si nécessaire: Les modèles sont un point de départ. Personnalisez-les lorsque cela est pertinent (un visiteur s'interroge sur le quartier, soulignez les avantages du quartier dans le suivi, etc.). Il ne doit pas apparaître comme un copier-coller générique (même si c'est en partie le cas).
Maintenir la documentation: Conservez des copies de toutes les feuilles distribuées et des courriels importants envoyés (par exemple, enregistrez-les dans un dossier). Si une discussion surgit plus tard (« tu n'as pas dit ça
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